Microsoft Excel Tips and Tricks: เทคนิคการรวมข้อมูลจากหลายไฟล์มาไว้ในไฟล์เดียว

เราทราบมาแล้วว่าสามารถที่จะรวมข้อมูลที่อยู่ในไฟล์เดียวกันแต่อยู่หลาย Sheet จากหัวข้อ การนำข้อมูลจากหลาย Sheet มาต่อกันใน Sheet เดียว มาแล้ว ในหัวข้อนี้จะกล่าวถึงเทคนิคและแสดงตัวอย่างการนำข้อมูลจากหลายไฟล์มาต่อกันในไฟล์เดียวบ้าง ซึ่งเป็นเทคนิคที่น่ามหัศจรรย์เป็นอย่างยิ่ง โดยไม่ต้องพึ่งการเขียน Code VBA แต่อย่างใด และไม่ต้องเปิดไฟล์ต้นทางที่เรานำข้อมูลมาแสดงครับ

สมมุติว่าข้อมูลที่ต้องการรวมนั้นเป็นข้อมูลของแต่ละโรงเรียน ซึ่งใช้ชื่อโรงเรียนเป็นชื่อไฟล์ ข้อมูลของแต่ละโรงเรียนอยู่ที่ Sheet1 และข้อมูลที่ต้องการนำมาต่อกันเป็นฐานข้อมูลนั้นอยู่ที่ A2:D2 และข้อมูลเก็บอยู่ที่โฟลเดอร์ D:\Data

วิธีการ

1. เปิดไฟล์เปล่าขึ้นมา 1 ไฟล์
2. ที่ A1 คีย์ ="='D:\Data\"
3. ที่ B2:B200 เป็นชื่อโรงเรียน
4. ที่ C1:F1 คีย์ A2, B2, C2, D2 ตามลำดับ
5. ที่ C2 คีย์ =$A$1&"["&$B2&".xls]Sheet1'!"&C$1
6. Copy ข้อ 5 ไปวาง C2:F200
7. Copy ข้อ 6 แล้ววางเป็น Value
8. เข้าเมนู Edit > Replace ทั้งช่องบนและช่องล่างใส่เครื่องหมาย = จากนั้นคลิกปุ่ม Replace All ดูรูปประกอบด้านล่างครับ

ภาพการรวมข้อมูลจากหลายไฟล์มาไว้ในไฟล์เดียว

สำหรับแนวทางการประยุกต์เพื่อที่จะนำข้อมูลในแต่ละไฟล์มาแสดง โดยที่ไฟล์ต้นทางมีข้อมูลหลายบรรทัดต้องใช้สูตรเข้ามาช่วยเพื่อแสดงชื่อโรงเรียนซ้ำกันเท่ากับจำนวนที่มีข้อมูลในแต่ละไฟล์ ประกอบกับการเขียนฟังก์ชั่นตามภาพด้านบนครับ