การป้องกันการแก้ไขข้อมูล และการซ่อนสูตรใน Excel

มีผู้เข้าอบรมหลายท่าน ในหลายๆ รุ่น มักจะถามเสมอว่า จะมีวิธีป้องกันการแก้ไขข้อมูลในเซลล์ หรือป้องกันไม่ให้คนอื่นมาแก้ไขสูตรของเราได้หรือไม่ โดยที่ผู้ใช้งานยังสามารถ กรอกข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูลในเซลล์อื่นๆ ได้ตามปกติ

นอกจากนี้ ยังมีบางคนถามต่ออีกว่า แล้วถ้าจะป้องกันไม่ให้คนอื่นเห็นสูตร (ซ่อนสูตร) ที่เราเขียนไว้ เพื่อไม่ให้เขาลอกสูตรเราไปใช้งานล่ะ สามารถกระทำได้หรือไม่ อย่างไร

ทั้งสองคำถามข้างต้นนี้ ตอบได้เลยครับว่า ทำได้แน่นอน (แต่คำถามหลังนี้ ออกไปในทางหวงวิชานะครับ ฮ่าๆๆๆ) เรามาดูวิธีการกันเลยก็แล้วกันครับ

วิธีการป้องกันการแก้ไขสูตรหรือข้อมูลในเซลล์

ก่อนอื่น ให้พิจารณาข้อมูลในชีทงานของเราก่อนว่า เซลล์ไหนบ้างที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้งาน กรอกข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูลได้ เช่น ช่องสำหรับใส่วันที่ เลขที่เอกสาร รหัสสินค้า จำนวน รหัสพนักงาน ฯลฯ

ภาพที่ 1 เลือกเซลล์ที่จะอนุญาตให้แก้ไขได้

ให้เราทำการเลือกเซลล์เหล่านั้นทั้งหมดก่อน ถ้าหากเซลล์นั้นๆ อยู่กระจายกัน การเลือกเซลล์ก็ให้กดแป้น Ctrl ค้างไว้ แล้วใช้เมาท์เลือกคลิกเซลล์ที่ต้องการทีละเซลล์ จนครบ

ภาพที่ 2 ยกเลิกการป้องกันเซลล์นั้นๆ

จากนั้น ก็คลิกเมาท์ขวา เลือก Format cell... (หรือใช้คีย์ลัดโดยการกด Ctrl + 1 ก็ได้ครับ) แล้วไปที่แท็ป Protection เอาเครื่องหมายถูก ซึ่งหน้าคำว่า Locked ออก (ค่าปกติของทุกเซลล์ในชีทจะเป็น Locked) แล้วคลิก OK

ภาพที่ 3

จากนั้นจึงเข้าไปที่เมนู Tools > Protection > Protect sheet... ดังภาพที่ 3

ภาพที่ 4

ให้ใส่ Password เพื่อป้องกันการแก้ไข และสำหรับ Excel 2003 เป็นต้นมา เรายังสามารถเลือกตัวเลือกอื่นที่จำเป็น ที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถกระทำได้อีก ดังในภาพที่ 4 กล่าวคือ จะอนุญาตให้ทำอะไรได้บ้าง ก็ติ๊กเลือกตัวนั้น ปกติจะติ๊กเลือกไว้แค่สองรายการบน(ถ้าต้องการให้คลิกได้ เฉพาะในเซลที่จะให้กรอกข้อมูลเท่านั้น อันบนสุดไม่ต้องเลือกครับ) เมื่อเลือกได้แล้ว ก็คลิก OK และทำการยืนยัน Password ที่ตั้งไว้อีกครั้งหนึ่ง

สำหรับผู้ที่ใช้ Excel 2007 หรือ Excel 2010 ในขั้นตอนนี้จะอยู่ที่ริบบอน Review ดังรูปข้างล่างครับ

ภาพที่ 5 สำหรับผู้ที่ใช้ Excel 2007 หรือ Excel 2010

หลังจากนั้นจะเห็นว่า ถ้าผู้ใช้ไปดับเบิลคลิกในเซลล์ที่ใส่สูตรไว้ หรือในเซลล์ใดๆ ที่เราไม่ได้เอาเครื่องถูกหน้าคำว่า Locked ออก ก็จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในเซลล์นั้นๆ ได้ โดยจะมีกรอบข้อความแจ้งเตือน แต่สำหรับในเซลล์ที่เราอนุญาต จะสามารถแก้ไข หรือพิมพ์ข้อมูลได้ตามปกติ



วิธีการซ่อนสูตร หรือข้อมูลในเซลล์

แม้ว่าเราจะมีวิธีการป้องกันการแก้ไขสูตร หรือข้อมูลได้แล้วนั้น แต่หากเราไม่ต้องการให้ผู้อื่นเห็นว่า เราเขียนสูตรอะไรไว้ (แบบว่าหวงวิชา) ไม่อยากให้ใครมาลอกสูตรของเรา (ซึ่งเราก็ลอกคนอื่นมาอีกที ฮ่าๆๆๆ) ก็สามารถทำได้ 2 วิธีด้วยกัน ดังนี้

วิธีที่ 1
ทำ ตามวิธีการป้องกันการแก้ไขสูตร ตามที่กล่าวมาข้างต้น แต่เมื่อถึงขั้นตอนการใส่ Password ดังในภาพที่ 4 ให้เอาเครื่องหมายถูกในช่อง Select locked cells ออกด้วย แล้วจึงค่อยคลิก OK

วิธีการนี้ จะทำให้ผู้ใช้ คลิกเมาท์หรือเลื่อนพอยเตอร์ ได้เฉพาะในเซลล์ที่เราอนุญาตให้แก้ไข หรืออนุญาตให้กรอกข้อมูลได้เท่านั้น ส่วนเซลล์อื่นๆ จะไม่สามารถคลิกได้เลย ทำให้ไม่สามารถคลิกไปดูสูตรในเซลล์ที่เราเขียนสูตรไว้ได้


วิธีที่ 2
สำหรับ วิธีนี้ ก่อนทำการ Protect sheet เมื่อเราเลือกเซลล์ที่จะอนุญาตให้แก้ไขได้ และเอาเครื่องหมายถูกหน้าคำว่า Locked ออกแล้ว ให้เลือกเซลล์ที่เราเขียนสูตรไว้ทั้งหมด และเช่นเดียวกัน ถ้าเซลล์นั้นๆ อยู่กระจายกัน ก็ให้กดแป้น Ctrl ค้างไว้ แล้วใช้เมาท์เลือกคลิกเซลล์ที่ต้องการทีละเซลล์จนครบ

จากนั้น ก็คลิกเมาท์ขวา เลือก Format cells... อีกครั้งหนึ่ง ไปที่แท็ป Protection คราวนี้ติ๊กให้มีเครื่องหมาย ถูก หน้าคำว่า Hidden แล้วคลิก OK

จากนั้นก็ไปที่เมนู Tools > Protection > Protect sheet...
ใส่ Password แล้วติ๊กเลือกให้มีเครื่องหมายถูก ข้างหน้า Select locked cells และข้างหน้า Select unlocked cells

เสร็จแล้วคลิก OK และทำการยืนยัน Password อีกครั้งหนึ่ง

คราว นี้ เมื่อคลิกไปที่เซลล์ใดๆ ที่มีสูตรคำนวณ (ซึ่งเรากำหนดให้เป็น Hidden) ก็จะไม่ปรากฏสูตรหรือข้อความใดๆ ให้เห็นในแถบสูตร (Formula bar) ด้านบนเลย

จากทั้ง 2 เรื่อง 3 วิธีดังที่กล่าวมาข้างต้นนั้น หากคุณจะทดลองทำทั้ง 3 วิธีเพื่อดูว่าจะได้ผลเป็นอย่างไรนั้น เมื่อคุณได้ทดลองทำวิธีใดไปแล้ว ก่อนที่จะไปทำวิธีถัดไป คุณจะต้องเข้าไปยกเลิกการป้องกันเสียก่อน โดยเข้าไปที่เมนู Tools > Protection > Unprotect sheet... เพื่อทำให้ชีทงาน กลับสู่สภาพปกติก่อนนะครับ แล้วจึงค่อยทดลองทำวิธีถัดไป (สำหรับผู้ที่ใช้ Excel 2007 หรือ Excel 2010 ในขั้นตอนนี้จะอยู่ที่ริบบอน Review > Unprotect sheet...)

หวังว่า คงจะเป็นประโยชน์ ไม่มากก็น้อย และที่สำคัญก็คือ เมื่อตั้ง password อะไรไว้ ก็จำให้ดีๆ ก็แล้วกัน เพราะถ้าจำเป็นต้องเข้าไปแก้ไขสูตรคำนวณ แต่เกิดลืม password ขึ้นมาล่ะก้อ.... คราวนี้เรื่องยาวล่ะครับ

Read More

การซ่อนหรือแสดงบรรทัดและคอลัมน์โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด

Tips&Tricks : การซ่อนหรือแสดงบรรทัดและคอลัมน์โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด

แป้นพิมพ์ลัด (Keyboard Shortcut) เป็นเทคนิคการทำงานที่สะดวก และรวดเร็ว สำหรับหลายๆ โปรแกรม ไม่ว่าจะเป็น MS Word, MS Excel, MS PowerPoint ฯลฯ และโปรแกรมอื่นๆ ทั่วไป

ผู้ใช้ส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการใช้เมาท์ แต่บางคนก็จะรู้สึกหงุดหงิด ที่ต้องละมือจากแป้นพิมพ์มาคลิกเมาท์ หรือละจากเมาท์มาจับแป้นพิมพ์ สลับไปมา ดังนั้น แป้นพิมพ์ลัด ดังกล่าว จึงเป็นอีกเทคนิคหนึ่ง ที่จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็ว

วันนี้เรามารู้จัก แป้นพิมพ์ลัดที่ใช้ในการซ่อน/แสดง (Hiding/Unhiding) บรรทัดและคอลัมน์ (Row & Column) ของ Excel กันสักหน่อย ดังต่อไปนี้


1. วิธีการซ่อน/แสดง (hide/unhide) บรรทัด

เมื่อต้องการซ่อน (hide) บรรทัดใดๆ ให้เลื่อนเซลพอยเตอร์ไปยังเซลไหนก็ได้ในบรรทัดนั้นๆ แล้วกดแป้น Ctrl+9

เมื่อต้องการแสดง (unhide) บรรทัดที่ถูกซ่อนไว้ ให้ทำการเลือกช่วงเซล ให้ครอบคลุมช่วงบรรทัดที่ถูกซ่อนไว้ แล้วกดแป้นCtrl+Shift+(


2. วิธีการซ่อน/แสดง (hide/unhide) คอลัมน์

เมื่อต้องการซ่อน (hide) คอลัมน์ใดๆ ให้เลื่อนเซลพอยเตอร์ไปยังเซลไหนก็ได้ในคอลัมน์นั้นๆ แล้วกดแป้น Ctrl+0

เมื่อต้องการแสดง (unhide) คอลัมน์ที่ถูกซ่อนไว้ ให้ทำการเลือกช่วงเซล ให้ครอบคลุมช่วงคอลัมน์ที่ถูกซ่อนไว้ แล้วกดแป้นCtrl+Shift+)


3. วิธีการแสดงบรรทัดและคอลัมน์ที่ถูกซ่อนไว้ทั้งหมดในชีทงาน

ใน กรณีที่มีบรรทัดหรือคอลัมน์ถูกซ่อนไว้หลายที่ในชีทงานหนึ่งๆ และเราต้องการที่จะแสดงบรรทัดหรือคอลัมน์ที่ถูกซ่อนไว้ทั้งหมดในครั้งเดียว สามารถทำได้โดยการ

1. กดแป้น Ctrl+A เพื่อเลือกทั้งชีท
2. กดแป้น Ctrl+Shift+( หนึ่งครั้ง และกดแป้น Ctrl+Shift+) อีกหนึ่งครั้ง


4. วิธีการแสดงบรรทัดและคอลัมน์ที่ถูกซ่อนไว้ในทุกชีทของสมุดงาน

ใน กรณีที่สมุดงานนั้นๆ เราใช้งานอยู่หลายชีท และในแต่ละชีทอาจมีการซ่อนคอลัมน์ซ่อนบรรทัด หากเราต้องการให้ทุกชีท แสดงบรรทัดหรือคอลัมน์ที่ซ่อนไว้ในครั้งเดียว โดยที่ไม่ต้องไปทำทีละชีท ก็สามารถทำได้ดังนี้

1. ทำการจัดกลุ่มชีท (Group) คือเลือกทุกชีทในสมุดงาน ที่มีการซ่อนบรรทัดและคอลัมน์ โดยการกดแป้น Ctrl+Shift+PgDn ไปเรื่อยๆ จนครบทุกชีทที่ต้องการ (กรณีใช้เมาท์ ให้คลิกขวาที่ชื่อชีท แล้วเลือก Select All Sheets จากเมนูย่อย)
2. กดแป้น Ctrl+A เพื่อเลือกทั้งชีท
3. กดแป้น Ctrl+Shift+( หนึ่งครั้ง และกดแป้น Ctrl+Shift+) อีกหนึ่งครั้ง

เป็น อย่างไรบ้างครับ เทคนิคเล็กน้อยเหล่านี้ พอจะช่วยให้เราทำงานกับ Excel ได้เร็วขึ้นและสะดวกขึ้นหรือไม่ จริงๆ แล้วแป้นพิมพ์ลัดยังมีอีกมากมาย โอกาสหน้าผม จะนำเรื่องอื่นมาแนะนำนะครับ

Read More

ZoomIT โปรแกรมเพิ่มประสิทธิภาพการ Presentation

เวลาที่เราไปเข้ารับฟังการอบรมใดๆ บางครั้งอาจจะรู้สึกหงุดหงิด ที่มองหน้าจอไม่ค่อยเห็น หรือเห็นไม่ชัดเจน ขณะเดียวกัน ถ้าท่านเป็นผู้บรรยาย ท่านก็คงอยากจะขยาย (Zoom) หน้าจอให้ใหญ่ขึ้น เพื่อให้คนฟังได้เห็นสิ่งที่ท่านกำลังนำเสนออย่างชัดเจน ปัญหาดังกล่าวข้างต้นนี้ แก้ไขได้ด้วยโปรแกรม ZoomIT ที่ผมนำมาแนะนำในวันนี้




โปรแกรม ZoomIt เป็น Freeware ที่คุณสามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้ฟรีจากอินเทอร์เน็ต โดยเข้าไปที่เว็บไซต์http://technet.microsoft.com/en-us/sysinternals/bb897434.aspx ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการนำเสนอของคุณ ให้มีความน่าสนใจยิ่งขึ้น คุณสามารถย่อ-ขยายหน้าจอ และขีด-เขียนหรือพิมพ์ข้อความลงไปในภาพหน้าจอได้ด้วย

ผมเริ่มรู้จักและใช้งานโปรแกรม ZoomIt มาตั้งแต่เวอร์ชัน 2.10 แต่ ณ วันที่เขียนบทความนี้ ผมลองค้นดูในเว็บไซต์ข้างต้น พบว่า ZoomIt ได้ออกเวอร์ชันล่าสุดคือ 3.03 รองรับการใช้งานกับ Windows Vista

โปรแกรมชุดนี้ไม่ต้องทำการติดตั้ง เมื่อคุณดาวน์โหลดมาแล้ว กรณีที่เป็นไฟล์ zip ให้ทำการแตกไฟล์ออกมา แล้วดับเบิลคลิกที่ไอคอน ZoomIt โปรแกรมก็พร้อมที่จะใช้งานได้ทันที สังเกตว่าจะมีไอคอนที่เป็นรูปแว่นขยาย แสดงอยู่ที่ System tray มุมล่างขวาของจอภาพ



วิธีการใช้งานที่สำคัญ


1. โหมดการขยาย (Zoom)

กดแป้น Ctrl+1 (ค่าปกติ) หน้าจอจะถูกขยายโดยอัตโนมัติ
คุณสามารถหมุนลูกกลิ้งที่เมาท์ (mouse wheel) เดินหน้า-ถอยหลัง
หรือใช้แป้นลูกศรขึ้น-ลง เพื่อขยายหรือย่อภาพหน้าจอ (zoom-in / zoom-out) 
กดแป้น Esc หรือคลิกเมาท์ปุ่มขวา เพื่อออกจากโหมดการขยายหน้าจอ


2. โหมดการขีดเขียน (Draw)

เข้าสู่โหมดการขีดเขียนโดยไม่ต้องเข้าโหมด zoom ก่อนได้ โดยการกดแป้น Ctrl+2 (ค่าปกติ)
หรือในขณะที่อยู่ในโหมดขยายหน้าจอ (Zoom) คุณสามารถ
คลิกเมาท์ปุ่มซ้าย เพื่อเข้าสู่โหมดการขีดเขียน (Draw)
คลิกเมาท์ปุ่มซ้ายค้างไว้ แล้วลากเมาท์ เพื่อขีดเขียนได้ตามต้องการ (Freehand)
กดแป้น Ctrl+Z เพื่อลบสิ่งที่ขีดเขียนล่าสุด
กดแป้น e เพื่อลบทุกสิ่งที่ขีดเขียนลงไป
กดแป้นเว้นวรรค เพื่อให้เคอร์เซอร์มาอยู่ตรงกลางจอ
กดแป้น Esc หรือคลิกเมาท์ปุ่มขวา เพื่อออกจากโหมดการขีดเขียน



การเปลี่ยนสีปากกา
กดแป้น r เพื่อเปลี่ยนสีปากกาเป็น สีแดง
กดแป้น g เพื่อเปลี่ยนสีปากกาเป็น สีเขียว
กดแป้น b เพื่อเปลี่ยนสีปากกาเป็น สีน้ำเงิน
กดแป้น o เพื่อเปลี่ยนสีปากกาเป็น สีส้ม
กดแป้น y เพื่อเปลี่ยนสีปากกาเป็น สีเหลือง
กดแป้น p เพื่อเปลี่ยนสีปากกาเป็น สีชมพู

การเขียนรูปทรง
กดแป้น Shift ค้างไว้ ขณะลากเมาท์ เมื่อต้องการขีด เส้นตรง
กดแป้น Ctrl ค้างไว้ ขณะลากเมาท์ เมื่อต้องการวาดรูป สี่เหลี่ยม
กดแป้น Tap ค้างไว้ขณะลากเมาท์ เมื่อต้องการวาด วงกลม
กดแป้น Shift+Ctrl ค้างไว้ ขณะลากเมาท์ เมื่อต้องการเขียน เส้นหัวลูกศร

การล้างหน้าจอ (Clear Screen) เพื่อจะขีดเขียนข้อความใดๆ
กดแป้น w เพื่อให้หน้าจอเป็นพื้นสีขาว
กดแป้น k เพื่อให้หน้าจอเป็นพื้นสีดำ
กดแป้น Ctrl+S เพื่อบันทึกภาพหน้าจอที่เขียนไว้
กดแป้น Ctrl+C เพื่อคัดลอกหน้าจอ (สำหรับเวอร์ชัน 3.0 ขึ้นไป)


3. โหมดการพิมพ์ (Type)

ในขณะที่อยู่ในโหมดการขีดเขียน
กดแป้น t เพื่อเข้าสู่โหมดการพิมพ์
กดแป้น Esc หรือคลิกเมาท์ปุ่มขวา เพื่อออกจากโหมดการพิมพ์
หมุนลูกกลิ้งที่เมาท์ (mouse wheel) เดินหน้า-ถอยหลัง หรือใช้แป้นลูกศรขึ้น-ลง เพื่อปรับขนาดตัวอักษร



นอกจากเว็บไซต์ที่แนะนำข้างต้นแล้ว คุณสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมทั้งเวอร์ชัน 2.10 และเวอร์ชัน 3.03
ได้ที่ http://sites.google.com/site/excel4hr/download

Read More

สูตรการตัดเกรดคะแนนโดยใช้ฟังก์ชัน LOOKUP

มีคนถามผมว่า
"ขอทราบสูตรการตัดเกรดที่มี 10 ระดับด้วยครับ คือทดลองใช้ฟังก์ชัน IF แล้ว ไม่สามารถทำได้ เพราะติดข้อจำกัดที่ฟังก์ชัน IF ซ้อนกันได้ไม่เกิน 7 ชั้น แต่เนื่องจากงานของผมมีเกรด 10 ระดับ (ดังรูปที่แนบมา) ซึ่งเคยได้ยินมาว่า มีวิธีที่ทำให้ฟังก์ชัน IF สามารถคำนวณซ้อนกันได้มากกว่า 7 ชั้น จึงใคร่ขอคำแนะนำด้วยครับ"


รูปที่ 1 เงื่อนไขการตัดเกรด


ใน EXCEL 2003 และรุ่นก่อนหน้านั้น มีข้อจำกัดในเรื่องฟังก์ชันซ้อนกันได้ไม่เกิน 7 ชั้น (เดาว่า..ผู้ผลิตเองก็คงไม่คิดว่าจะมีการใช้ฟังก์ชัน ซ้อนกันเกินกว่า 7 ชั้น เพราะลำพัง 2–3 ชั้น ก็แทบจะไล่สูตรกันไม่ถ้วนแล้ว แต่ก็ยังไม่พอกับความต้องการ ของผู้ใช้บางท่าน) ดังนั้นใน EXCEL 2007 จึงเพิ่มความสามารถ ในการซ้อนฟังก์ชันได้ถึง 64 ชั้น ไล่สูตรกันให้ตาลายไปข้างหนึ่งเลยล่ะ คราวนี้

แต่ถ้าจำเป็นต้องซ้อนฟังก์ชันมากกว่า 7 ชั้น ก็พอจะมีวิธีการพลิกแพลงอยู่บ้าง แต่ผมไม่ใคร่จะแนะนำให้ใช้ ยิ่งโดยเฉพาะคนที่มีพื้นฐาน การใช้สูตรและฟังก์ชัน EXCEL ที่ยังไม่ค่อยแข็งแรงนัก ก็อย่างที่บอกไปแล้วว่า แค่สูตรที่มีการซ้อนฟังก์ชันเพียง 2–3 ชั้น ก็ยังไล่กันไม่ค่อยถูก งงแล้ว งงอีก ดังนั้นการซ้อนฟังก์ชันที่มากกว่า 7 ชั้น ก็ขอให้ลืมไปได้เลย เปลี่ยนความคิดไปศึกษาสูตรแบบอื่น ที่สั้นและกระชับจะดีกว่า


รูปที่ 2 ตารางเกรดผลลัพธ์ตามระดับคะแนน


มาดูตัวอย่างกันสักหน่อย

ถ้าเราต้องการใช้ฟังก์ชัน IF ซ้อนกันมากกว่า 7 ชั้น เพื่อเขียนสูตรในการตัดเกรด โดยมีเงื่อนไขดังรูปที่ 2 ข้างบนนี้ ก็สามารถกระทำได้ โดยมีข้อพึงพิจาณา 2 ประการคือ ประการแรก ถ้าผลลัพธ์คืนค่าเป็นตัวเลข เราจะใช้การบวกฟังก์ชัน เช่น ให้ A1 คือคะแนนรวม เราจะเขียนสูตรเพื่อให้แสดงเกรดที่เซลใดๆ ดังนี้



แต่ในทางกลับกัน ถ้าผลลัพธ์คืนค่าเป็นข้อความ หรือตัวอักษร เราจะใช้การเชื่อมต่อฟังก์ชัน เช่น ถ้า A1 คือคะแนนรวม เราจะเขียนสูตรเพื่อให้แสดงเกรดที่เซลใดๆ ดังนี้



ถึงแม้เราจะสามารถใช้ฟังก์ชัน IF เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขที่มีมากถึง 10 เงื่อนไขได้ก็ตาม แต่การเขียนสูตรแบบนี้จะยาวมาก ดังนั้นในโจทย์ข้อนี้ ผมแนะนำให้เปลี่ยนจาก การใช้ฟังก์ชัน IF ไปใช้ฟังก์ชัน LOOKUP แทน เพราะสูตรจะสั้นและกระชับกว่า

อย่าไปยึดติดว่า การคิดเกรด หรือการทดสอบเงื่อนไข (ถ้า....) จะต้องใช้ฟังก์ชัน IF เสมอไป เพราะการเขียนสูตร เพื่อให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ใดๆ ใน EXCEL นั้น อาจจะมีวิธีการมากกว่า 1 วิธี ส่วนจะเลือกใช้วิธีไหนนั้น ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ในการเรียนรู้ EXCEL ของผู้ใช้แต่ละคน

ดังนั้น จากรูปที่ 1 (ในโจทย์) ที่ตำแหน่ง E2 พิมพ์สูตรดังนี้

=LOOKUP(D2, $B$11:$B$20, $E$11:$E$20)

หรือถ้าต้องการแสดงผลลัพธ์เป็นตัวเลข ก็แก้ไขสูตรให้เป็นดังนี้

=LOOKUP(D2, $B$11:$B$20, $F$11:$F$20)

หลังจากนั้น ก็คัดลอกสูตรลงมาทุกบรรทัด จะได้ผลลัพธ์ดังรูปข้างล่าง


รูปที่ 3


คำแนะนำเพิ่มเติม 

การตัดเกรดโดยใช้ฟังก์ชัน LOOKUP และสร้าง ตารางเงื่อนไขคะแนน แยกต่างหากนั้น มีข้อดีคือว่า หากต้องการปรับช่วงระดับคะแนนใหม่ สามารถปรับแก้ตัวเลขในตารางได้เลย โดยไม่ต้องไปแก้ไขในสูตร นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มหรือลด ระดับช่วงคะแนน และระดับเกรด ได้ตลอดเวลา เพราะการแก้ไขสูตรก็ไม่ยุ่งยาก เพียงเปลี่ยนช่วงอ้างอิงในสูตร ให้ครอบคลุมช่วงข้อมูลเท่านั้น

ส่วนข้อจำกัดของการใช้ฟังก์ชัน LOOKUP คือ ระดับคะแนน จะต้องมีการเรียงลำดับ จากน้อยไปหามาก มิฉะนั้นแล้ว ผลลัพธ์จะไม่ถูกต้อง

Read More

การสร้างรายการเลือก (LIST) เพื่อช่วยเติมข้อมูล

การกรอกข้อมูลลงในเซลล์ นอกจากการพิมพ์ลงไปโดยตรงแล้ว ยังสามารถใช้วิธีคลิก เพื่อเลือกจากรายการเลือก (List) ดังรูปที่ 1 จะช่วยให้เกิดความสะดวกในการกรอกข้อมูลยิ่งขึ้น


รูปที่ 1 การเติมข้อมูลโดยใช้รายการเลือก (List)

ก่อนที่จะทราบถึงวิธีการสร้างรายการเลือก (List) เราต้องพิจารณาดูว่า จำนวนตัวเลือก (Item) ที่จะมีอยู่ในรายการเลือกนั้น มีมากหรือน้อย ถ้ามีจำนวนตัวเลือกไม่มาก เช่น "ชาย, หญิง" หรือ "ถูก, ผิด" แบบนี้ก็ไม่ยุ่งยาก

แต่ถ้าจำนวนรายการมีมาก เช่น รหัสพนักงานทั้งบริษัท หรือ รายชื่อเดือนในหนึ่งปี ฯลฯ กรณีนี้ควรจะทำตารางข้อมูลขึ้นมาก่อน เพื่อความสะดวกในการสร้างรายการเลือก

จากตัวอย่างในรูปที่ 1 เราจะทำรายการเลือก เพื่อเติมรหัสพนักงานลงในเซลล์ L5 ดังนั้น เราควรทำตารางข้อมูลพนักงานขึ้นมาก่อน มีลักษณะคล้ายๆ กับรูปที่ 2


รูปที่ 2 ตัวอย่างตารางฐานข้อมูลพนักงาน


วิธีการสร้างรายการเลือก (List)

1. คลิกที่เซลล์ L5 หรือเซลล์ที่ต้องการสร้างรายการเลือก
   
2. เข้าเมนู...
   
• สำหรับ Excel 2003 คลิกที่เมนู Data > Validation...
  
  
  
• สำหรับ Excel 2007 คลิกที่ริบบอน Data แล้วเลือก Data Validation
  
  
  
3. ที่แท็ป Setting, ในช่อง Allow ให้เลือกเป็น List
   
4. ในช่อง Source พิมพ์ =$A$6:$A$12 (หรือใช้เมาท์คลิกเลือกช่วง A6:A12)
   กรณีที่จำนวนตัวเลือกมีไม่กี่รายการ ก็พิมพ์ข้อความใส่ลงไปได้เลย โดยขั้นด้วยเครื่องหมายคอมม่า (,) เช่น ชาย,หญิง เป็นต้น
   
   แต่ถ้า Source ข้อมูลอยู่คนละชีทกัน จะต้องไปทำการตั้งชื่อช่วง Source ในชีทนั้นๆ ก่อน แล้วจึงเอาชื่อมาใส่ในขั้นตอนนี้(อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม ในเรื่อง การตั้งชื่อช่วงข้อมูลแบบคงที่)
   
   
   
5. ในกรณีที่มีการใส่ข้อมูล นอกเหนือจากในรายการที่กำหนด เช่น ถ้ากำหนดให้ใส่คำว่า "กรุงเทพฯ" แต่มีคนพิมพ์คำว่า "กทม." ก็จะมีข้อความ แจ้งเตือนข้อผิดพลาด ดังรูป
   
   
   
• ซึ่งตรงนี้ คุณสามารถใส่ข้อความแจ้งเตือน ตามสไตล์ของคุณได้ โดยเข้าไปตั้งค่าในแท็ป Error Alert
  
  
  
• ดังนั้น เมื่อมีการใส่ข้อมูลผิดพลาด ก็จะมีข้อความเตือน ดังรูป
  
  
  
6. เสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม OK

เมื่อคลิกเมาท์ที่ L5 หรือเลื่อนพอยเตอร์ไปที่เซลล์ L5 ทางด้านขวาของเซลล์ จะมีปุ่มให้เราคลิก เื่พื่อเลือกรายการต่างๆ ได้ ดังตัวอย่างในรูปที่ 1

Read More