การสร้างรายการเลือก (LIST) เพื่อช่วยเติมข้อมูล

การกรอกข้อมูลลงในเซลล์ นอกจากการพิมพ์ลงไปโดยตรงแล้ว ยังสามารถใช้วิธีคลิก เพื่อเลือกจากรายการเลือก (List) ดังรูปที่ 1 จะช่วยให้เกิดความสะดวกในการกรอกข้อมูลยิ่งขึ้น


รูปที่ 1 การเติมข้อมูลโดยใช้รายการเลือก (List)

ก่อนที่จะทราบถึงวิธีการสร้างรายการเลือก (List) เราต้องพิจารณาดูว่า จำนวนตัวเลือก (Item) ที่จะมีอยู่ในรายการเลือกนั้น มีมากหรือน้อย ถ้ามีจำนวนตัวเลือกไม่มาก เช่น "ชาย, หญิง" หรือ "ถูก, ผิด" แบบนี้ก็ไม่ยุ่งยาก

แต่ถ้าจำนวนรายการมีมาก เช่น รหัสพนักงานทั้งบริษัท หรือ รายชื่อเดือนในหนึ่งปี ฯลฯ กรณีนี้ควรจะทำตารางข้อมูลขึ้นมาก่อน เพื่อความสะดวกในการสร้างรายการเลือก

จากตัวอย่างในรูปที่ 1 เราจะทำรายการเลือก เพื่อเติมรหัสพนักงานลงในเซลล์ L5 ดังนั้น เราควรทำตารางข้อมูลพนักงานขึ้นมาก่อน มีลักษณะคล้ายๆ กับรูปที่ 2


รูปที่ 2 ตัวอย่างตารางฐานข้อมูลพนักงาน


วิธีการสร้างรายการเลือก (List)

1. คลิกที่เซลล์ L5 หรือเซลล์ที่ต้องการสร้างรายการเลือก
   
2. เข้าเมนู...
   
• สำหรับ Excel 2003 คลิกที่เมนู Data > Validation...
  
  
  
• สำหรับ Excel 2007 คลิกที่ริบบอน Data แล้วเลือก Data Validation
  
  
  
3. ที่แท็ป Setting, ในช่อง Allow ให้เลือกเป็น List
   
4. ในช่อง Source พิมพ์ =$A$6:$A$12 (หรือใช้เมาท์คลิกเลือกช่วง A6:A12)
   กรณีที่จำนวนตัวเลือกมีไม่กี่รายการ ก็พิมพ์ข้อความใส่ลงไปได้เลย โดยขั้นด้วยเครื่องหมายคอมม่า (,) เช่น ชาย,หญิง เป็นต้น
   
   แต่ถ้า Source ข้อมูลอยู่คนละชีทกัน จะต้องไปทำการตั้งชื่อช่วง Source ในชีทนั้นๆ ก่อน แล้วจึงเอาชื่อมาใส่ในขั้นตอนนี้(อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม ในเรื่อง การตั้งชื่อช่วงข้อมูลแบบคงที่)
   
   
   
5. ในกรณีที่มีการใส่ข้อมูล นอกเหนือจากในรายการที่กำหนด เช่น ถ้ากำหนดให้ใส่คำว่า "กรุงเทพฯ" แต่มีคนพิมพ์คำว่า "กทม." ก็จะมีข้อความ แจ้งเตือนข้อผิดพลาด ดังรูป
   
   
   
• ซึ่งตรงนี้ คุณสามารถใส่ข้อความแจ้งเตือน ตามสไตล์ของคุณได้ โดยเข้าไปตั้งค่าในแท็ป Error Alert
  
  
  
• ดังนั้น เมื่อมีการใส่ข้อมูลผิดพลาด ก็จะมีข้อความเตือน ดังรูป
  
  
  
6. เสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม OK

เมื่อคลิกเมาท์ที่ L5 หรือเลื่อนพอยเตอร์ไปที่เซลล์ L5 ทางด้านขวาของเซลล์ จะมีปุ่มให้เราคลิก เื่พื่อเลือกรายการต่างๆ ได้ ดังตัวอย่างในรูปที่ 1