การทำ Mail Merge ด้วย Word2003 โดยดึงข้อมูลจาก Excel

Mail Merge คืออะไร

Mail Merge หรือจดหมายเวียน หมายถึง ลักษณะของเอกสารชนิดหนึ่ง ที่มีจำนวนมากๆ โดยที่เนื้อหาใจความส่วนใหญ่ในเอกสารนั้น เหมือนกัน แต่มีเพียงบางตำแหน่ง ที่มีข้อความต่างกัน เช่น ชื่อ-ที่อยู่ หรือตำแหน่งหน้าที่ ของผู้รับ

คุณลักษณะการทำ Mail Merge หรือจดหมายเวียนนี้ มีอยู่ในโปรแกรม MS Word มานานแล้ว ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ สามารถสร้างจดหมายเวียน หนังสือเชิญ หรือพิมพ์หน้าซองจดหมาย ฯลฯ โดยดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูล ที่สร้างด้วย MS Word หรือ MS Excel มาพิมพ์โดยอัตโนมัติ


ขั้นตอนการทำ Mail Merge

เนื่องจากในปัจจุบัน มีผู้ใช้งาน MS Word 2003 เป็นจำนวนมาก ดังนั้น ผมขออธิบายขั้นตอนการทำ Mail Merge โดยอ้างอิงโปรแกรม MS Word 2003 เป็นหลัก ดังขั้นตอนต่อไปนี้

1. เตรียมตารางฐานข้อมูล ซึ่งไฟล์ฐานข้อมูลนี้ อาจจะสร้างด้วย Excel หรือสร้างด้วย Word ก็ได้ โดยให้มีข้อมูลที่ต้องการจะนำมา Merge ลงในเอกสารหลัก เช่น ชื่อผู้รับการประกาศรางวัล หรือชื่อ-ที่อยู่ผู้รับ ฯลฯ เป็นต้น

รูปที่ 1 ตัวอย่างรายชื่อที่จะนำไป Merge เป็นใบประกาศเกียรติบัตร

2. สร้างไฟล์เอกสารหลัก หรือเปิดไฟล์เอกสาร ที่ทำไว้ด้วยโปรแกรม MS Word ขึ้นมา เช่น ไฟล์ใบประกาศเกียรติบัตร, ไฟล์หน้าซองจดหมาย ฯลฯ เป็นต้น

รูปที่ 2 ตัวอย่างใบประกาศเกียรติบัตร

3. เข้าเมนู Tools - Letter and Mailings - Mail Merge... ดังรูป

รูปที่ 3 แสดงการเข้าเมนูเพื่อสร้างจดหมายเวียน

4. Mail Merge Wizard Step1 จะปรากฎขึ้นทางด้านขวาของโปรแกรม ดังรูป เป็นการถามลักษณะของงานที่จะทำ Mail Merge ว่าจะเป็นแบบไหน เช่น จดหมาย, อีเมล์, ซองจดหมาย หรือป้ายสติ๊กเกอร์ เป็นต้น ในที่นี้เราจะเลือกลักษณะเป็นจดหมาย (Letters) ซึ่งถูกเลือกอยู่แล้ว ก็ไม่ต้องทำอะไร ให้คลิก Next: Starting document ที่อยู่ด้านล่าง เพื่อไปขั้นตอนถัดไป


รูปที่ 4 ตัวช่วยในการสร้าง Mail Merge ขั้นตอนที่ 1


5. Mail Merge Wizard Step2 ในขั้นตอนนี้เป็นการถามว่า จะเลือกใช้เอกสารหลักอันไหน ซึ่งเราต้องการใช้ไฟล์ปัจจุบันที่กำลังเปิดอยู่ (ก็ไม่ต้องเลือกอะไรเช่นกัน) ให้คลิกที่ Next: Select recipient ซึ่งอยู่ด้านล่าง เพื่อไปยังขั้นตอนถัดไป


รูปที่ 5 ตัวช่วยในการสร้าง Mail Merge ขั้นตอนที่ 2


6. Mail Merge Wizard Step3 ขั้นตอนการเลือกรายชื่อที่จะเอามาเติม โดยคลิก Browse... แล้วเลือกไปยังไฟล์ข้อมูลที่เตรียมไว้ (ในข้อ1)


รูปที่ 6 ตัวช่วยในการสร้าง Mail Merge ขั้นตอนที่ 3 และการเลือกแหล่งข้อมูล


7. เลือกชื่อไฟล์ข้อมูล ซึ่งถ้าเป็นไฟล์ Excel และในไฟล์นั้นมีข้อมูลอยู่หลายชีท เราจะต้องเลือกชีทที่ต้องการ แล้วคลิก OK


รูปที่ 7 เลือกแหล่งข้อมูล


8. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอีกครั้ง แล้วคลิก OK

รูปที่ 8


9. กลับมาที่หน้าจอเดิม ให้คลิก Next: Write your letter ที่อยู่ด้านล่าง ดังรูป


รูปที่ 9


10. Mail Merge Wizard Step4 เป็นขั้นตอนการเติม (Merge) ข้อมูล โปรแกรมจะมีข้อความสำเร็จรูป เตรียมไว้ให้เลือกใช้ (ถ้าต้องการ) เช่น คำขึ้นต้น คำลงท้าย ฯลฯ เป็นต้น แต่ในที่นี้ให้คลิกที่คำว่า More items...


รูปที่ 10


11. เลือกฟิลด์ข้อมูลที่จะนำมาเติม ซึ่งในที่นี้มีอยู่ฟิลด์เดียว ก็คือ "Name" ดังรูป โดยคลิกที่คำว่า Name แล้วคลิกปุ่ม Insert (ถ้ามีหลายฟิลด์ ก็ทำการ Insert ไปทีละฟิลด์) เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Close


รูปที่ 11


12. ฟิลด์ข้อมูลที่เลือกเข้ามา จะมีลักษณะดังรูป เราสามารถที่จะคัดลอก หรือย้ายฟิลด์ข้อมูลดังกล่าว ไปยังตำแหน่งอื่นที่ต้องการได้ เสร็จแล้วคลิก Next: Preview your letter ที่อยู่ด้านล่าง

รูปที่ 12 ลักษณะของชื่อฟิลด์เมื่อถูกนำมา Merge ลงในเอกสารหลักแล้ว
13. Mail Merge Wizard Step5 ในขั้นตอนนี้ สามารถคลิกที่ปุ่ม Navigator เดินหน้า - ถอยหลัง เพื่อดูความเปลี่ยนแปลงของข้อมูล เสร็จแล้วคลิก Next: Complete the merge ที่อยู่ด้านล่าง เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป


รูปที่ 13


14. Mail Merge Wizard Step6 ในขั้นตอนสุดท้าย ก็เป็นการสั่งพิมพ์ ว่าต้องการพิมพ์ทั้งหมด
หรือพิมพ์หน้าปัจจุบัน หรือจะพิมพ์จากหน้าไหนถึงหน้าไหน ดังรูป เราก็ใส่กระดาษที่จะพิมพ์ใบประกาศลงไปในเครื่อง แล้วสั่งพิมพ์ทั้งหมด ก็จะได้ใบประกาศที่เป็นชื่อแต่ละคนออกมา จนครบทุกรายชื่อในฐานข้อมูล


รูปที่ 14


15. หลังขั้นตอนที่ 12 ถ้าบนแถบไอคอนบาร์ มีแถบ Mail Merge Icon แสดงอยู่ ก็สามารถที่จะเลื่อนดูผลลัพธ์ได้ เช่นเดียวกับในข้อ 13 และยังสามารถคลิกไอคอน Merge to Printer ได้เช่นเดียวกับข้อ 14 แต่ถ้าแถบ Mail Merge Icon ไม่แสดง ให้คลิกขวาบริเวณไอคอนใดๆ แล้วเลือกไปที่รายการ Mail Merge ดังรูป

รูปที่ 15 แสดงแถบไอคอน Mail Merge

นอกจากนี้ วิธีการพิมพ์ใบประกาศดังที่กล่าวมาแล้วนั้น วิธีการนี้ยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้ ในการพิมพ์ซอง สคส. เพื่อใช้ส่งในเทศกาลปีใหม่ที่กำลังจะมาถึงนี้ได้อีกด้วย เพียงแต่ทำรายการชื่อ-ที่อยู่ผู้รับให้ถูกต้อง คล้ายกับตัวอย่าง ดังรูป


รูปที่ 16 ตัวอย่างรายชื่อที่จะพิมพ์หน้าซอง


ส่วนขนาดหน้าซอง ให้ลองหาดูจากรายการในเมนูการตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup...) แต่ถ้าไม่มีขนาดที่ตรงกับขนาดซองที่เราต้องการใช้ ก็ให้กำหนดขนาดเป็นแบบกำหนดเอง (Custom) แล้วใส่ตัวเลขขนาดความสูงความกว้างที่ต้องการ


รูปที่ 17 ตัวอย่างแม่แบบหน้าซองจดหมายหรือซอง สคส.


ทดลองฝึกปฏิบัติไปทีละขั้นตอนนะครับ