การกำหนดรูปแบบให้กับค่าในเซลล์ (Format cells)

ในแต่ละเซลล์ เราสามารถใช้เครื่องหมาย Semi-colon ( ; ) เพื่อกำหนดรูปแบบของค่าในเซลล์ได้ 4 ลักษณะภายในเซลล์เดียวกัน คือรูปแบบค่าบวก รูปแบบค่าลบ รูปแบบค่าศูนย์ และรูปแบบตัวอักษร ตามลำดับ เช่น

รูปแบบค่าบวก ; รูปแบบค่าลบ ; รูปแบบค่าศูนย์ ; รูปแบบตัวอักษร

เช่น #,##0;-#,##0;0000;"-" หมายความว่า
ถ้าค่าในเซลล์นั้นเป็นค่าบวก จะแสดงตัวเลข โดยมีเครื่องหมายคอมม่าคั่นในหลักพัน 1,000
แต่ถ้าค่าในเซลล์นั้นเป็นค่าลบ จะแสดงเครื่องหมายลบข้างหน้าตัวเลข -1,000
แต่ถ้าค่าในเซลล์นั้นเป็นศูนย์ ก็จะแสดงรูปแบบเป็นเลขศูนย์ 4 ตัว 0000
และถ้ามีการป้อนข้อมูลในเซลล์นั้นเป็นตัวอักษร ก็จะแสดงเป็นขีด -


การกำหนดรูปแบบเซลล์ (Format cells) ทำได้โดยการคลิกเมาท์ขวาที่เซลล์นั้นๆ แล้วเลือก Format cells...



หรือใช้เมนูคำสั่ง Format > Cells



การแสดงผลลัพธ์เป็นตัวเลข

ที่แถบ Number ให้เลือกรายการ Custom แล้วพิมพ์รูปแบบที่ต้องการลงในช่อง Type เช่น

• 0;; หมายถึง ให้แสดงเฉพาะค่าที่เป็นบวก ส่วนค่าที่เป็นลบและศูนย์ จะไม่แสดงข้อความใดๆ
• 0;;; หมายถึง ให้แสดงเฉพาะค่าที่เป็นบวก ส่วนค่าที่เป็นลบ ค่าศูนย์ และข้อความใดๆ ที่เป็นตัวอักษร จะไม่แสดง
• ;;; หมายถึง ไม่ว่าจะพิมพ์อะไรเข้าไป ก็จะไม่แสดงอะไรออกมาเลย
• #,##0.00;(#,##0.00);0; หมายถึง ให้แสดงตัวเลขค่าบวกแบบมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง มีคอมม่าคั่นในหลักพัน ส่วนค่าลบก็ให้แสดงตัวเลขภายในเครื่องหมายวงเล็บ แบบมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง มีคอมม่าคั่นในหลักพัน ถ้าค่าเป็นศูนย์ก็แสดงเลขศูนย์ แต่ถ้าพิมพ์เป็นข้อความ ก็จะไม่แสดงอะไรออกมา
• #,##0.00;[Red](#,##0.00);0; หมายถึง ให้แสดงตัวเลขค่าบวกแบบมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง มีคอมม่าคั่นในหลักพัน ส่วนค่าลบก็ให้แสดงตัวเลขภายในเครื่องหมายวงเล็บ แบบมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง มีคอมม่าคั่นในหลักพัน และเป็นตัวอักษรสีแดง ถ้าค่าเป็นศูนย์ก็แสดงเลขศูนย์ แต่ถ้าพิมพ์เป็นข้อความ ก็จะไม่แสดงอะไรออกมา
• 0_ หมายถึง ทำให้ตัวเลขในเซลล์ อยู่ห่างจากขอบขวา 1 เคาะ
• h:mm;;; หมายถึง ให้แสดงค่าบวก เป็นรูปแบบเวลา ส่วนค่าที่เป็นลบ ค่าศูนย์ และข้อความใดๆ ที่เป็นตัวอักษร จะไม่แสดง
• d/m/yyyy;;; หมายถึง ให้แสดงค่าบวก เป็นรูปแบบวันที่ (31/3/2010) ส่วนค่าที่เป็นลบ ค่าศูนย์ และข้อความใดๆ ที่เป็นตัวอักษร จะไม่แสดง
• yyyy, mmm-d;;; หมายถึง ให้แสดงค่าบวก เป็นรูปแบบวันที่ (2010, Mar-31) ส่วนค่าที่เป็นลบ ค่าศูนย์ และข้อความใดๆ ที่เป็นตัวอักษร จะไม่แสดง

การแสดงผลลัพธ์เป็นข้อความ

ใช้ในกรณีที่ต้องการให้แสดงตัวอักษรร่วมกับตัวเลข เช่น ต้องการทำให้ตัวเลข 100 แสดงผลเป็น 100 บาท (มีคำว่า บาท ต่อท้าย) ให้จัดรูปแบบเป็น 0" บาท" หรือหากต้องการให้มีคำว่า รวม อยู่ด้านหน้าตัวเลข ให้จัดรูปแบบเป็น "รวม "0" บาท" โดยนำข้อความที่ต้องการ มาใส่ไว้ในเครื่องหมายคำพูด แล้ววางไว้ด้านหน้าหรือด้านหลังรูปแบบก็ได้ เช่น

• "รวม "#,##0.00" บาท"
  หมายถึง ต้องการให้แสดงค่าบวกเป็นข้อความ โดยให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง และถ้าตัวเลขเกิน 1000 ก็ให้แสดงเครื่องหมายคอมม่าด้วย

• "รวม "#,##0.00" บาท";"รวม "(#,##0.00)" บาท"
  หมายถึง ต้องการให้แสดงค่าบวกเป็นข้อความ โดยให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง และถ้าตัวเลขเกิน 1000 ก็ให้แสดงเครื่องหมายคอมม่าด้วย แต่ถ้าเป็นค่าลบ ให้แสดงตัวเลขอยู่ภายในเครื่องหมายวงเล็บ

• "รวม "#,##0.00" บาท";"รวม "(#,##0.00)" บาท";
  หมายถึง ต้องการให้แสดงค่าบวกเป็นข้อความ โดยให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง และถ้าตัวเลขเกิน 1000 ก็ให้แสดงเครื่องหมายคอมม่าด้วย แต่ถ้าเป็นค่าลบ ให้แสดงตัวเลขอยู่ภายในเครื่องหมายวงเล็บ แต่ถ้าค่าเป็นศูนย์ ก็ไม่ต้องแสดงอะไร

• "รวม "#,##0.00" บาท";[Red]"รวม "(#,##0.00)" บาท" 
  หมายถึง ต้องการให้แสดงค่าบวกเป็นข้อความ โดยให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง และถ้าตัวเลขเกิน 1000 ก็ให้แสดงเครื่องหมายคอมม่าด้วย แต่ถ้าเป็นค่าลบ ให้แสดงตัวเลขอยู่ภายในเครื่องหมายวงเล็บ และให้เป็นสีแดง

การใช้สัญลักษณ์หรือเครื่องหมายแทรกในรูปแบบ

กรณีพิมพ์เบอร์โทรศัพท์ เลขบัญชีธนาคาร หรือเลขประจำตัวประชาชน โดยต้องการพิมพ์เฉพาะตัวเลข แต่ให้แสดงผลเป็นรูปแบบที่ใช้กันทั่วไป ก็สามารถจัดรูปแบบได้ดังนี้

• กรณีเบอร์โทรศัพท์ 023471066 -> 02-347-1066 จัดรูปแบบ 00-000-0000
• กรณีเลขบัญชีธนาคาร 1630192902 -> 163-0-19290-2 จัดรูปแบบ 000-0-00000-0
• กรณีเลขประจำตัวประชาชน 3730500123456 -> 3-7305-00123-45-6 จัดรูปแบบ 0-0000-00000-00-0

การจัดรูปแบบตัวเลขให้แสดงเป็นข้อความ (Text Format) ทำให้ตัวเลขยังคงมีค่าเป็นตัวเลขอยู่เช่นเดิม แม้ว่าจะมีตัวอักษรแสดงผลรวมอยู่ด้วยก็ตาม จึงทำให้สามารถนำตัวเลข(ที่มีข้อความ)นั้น ไปคำนวณต่อได้