ระบบบันทึกประวัติการฝึกอบรม (1) Training Record System

หลังจากที่ได้ทราบถึงแนวคิดการใช้ Excel ออกแบบระบบฐานข้อมูลไปแล้ว ต่อไปเราก็จะมาออกแบบระบบจริงๆ ขึ้นมาสักระบบหนึ่ง ขอยกตัวอย่างเป็น "ระบบบันทึกประวัติการฝึกอบรม" ก็แล้วกัน ถ้าพร้อมแล้ว ก็ตามมาเลยครับ



วิเคราะห์ความต้องการของระบบ (System Analysis)

ตั้งคำถามแรกกับตัวเองก่อนว่า “ต้องการสร้างระบบงานนี้ไปเพื่ออะไร?” หลังจากนั้น ก็พยายามวิเคราะห์และรวบรวมความต้องการของระบบออกมา ดังนี้

1. เพื่อเก็บบันทึกประวัติการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน ให้สามารถค้นหาและแสดงประวัติเป็นรายบุคคลได้ เช่น อยากรู้ว่าใคร? เคยอบรมเรื่องใด? ที่ไหน? เมื่อไร? ใช้งบประมาณเท่าไหร่? ฯลฯ เพียงแค่คีย์รหัสพนักงานคนนั้นๆ ก็จะสามารถสรุปรายงานออกมาได้ทันที


รูปที่ 1 แสดงหน้าจอรายงานประวัติการฝึกอบรมของพนักงาน


2. เพื่อสรุปผลการฝึกอบรมเป็นรายหลักสูตรว่า หลักสูตรนี้ รุ่นนี้ เคยจัดอบรมเมื่อใด? ที่ไหน? มีพนักงานเข้ารับการอบรมกี่คน? ใครบ้าง? ใช้งบประมาณไปเท่าไหร่? ฯลฯ เพียงแค่คีย์รหัสหลักสูตรนั้น ก็จะสามารถสรุปรายงานออกมาได้ทันที


รูปที่ 2 แสดงหน้าจอรายงานการจัดอบรมแยกเป็นแต่ละหลักสูตร


3. เพื่อจะได้ทราบข้อมูลเบื้องต้นของพนักงานในบริษัท ว่าใคร? ตำแหน่งอะไร? ทำงานอยู่แผนกไหน? เข้างานเมื่อไหร่? ฯลฯ เป็นต้น โดยสามารถค้นหาและแสดงข้อมูลหรือรูปถ่ายพนักงานเป็นรายบุคคลได้

4. เพื่อประโยชน์ในการบริหารแรงงานสัมพันธ์ เช่น ทราบว่าพนักงานพักอยู่ที่ไหน? คู่สมรสเป็นใคร? มีบุตรกี่คน? ฯลฯ เป็นต้น และสามารถดึงข้อมูลมาทำ Mail Merge ได้โดยอัตโนมัติ


รูปที่ 3 แสดงตัวอย่างตารางบันทึกข้อมูลพนักงาน


5. เพื่อเป็นต้นแบบสำหรับการพัฒนาระบบงานอื่นๆ ในอนาคต เช่น ระบบจ่ายค่าตอบแทน ระบบประเมินผล ระบบบัญชี ระบบจัดซื้อ ระบบบันทึกข้อมูลการขาย ฯลฯ เป็นต้น ซึ่งจะสามารถใช้งานข้อมูลร่วมกันได้ ลดความผิดพลาดและความซ้ำซ้อนของการบันทึกข้อมูล

6. ออกแบบไว้เพื่อรองรับการขยายตัวของบริษัทในอนาคต ซึ่งอาจจะมีจำนวนพนักงานหรือหน่วยงานเพิ่มขึ้น ซึ่งถ้าจะปรับเปลี่ยนไปใช้ระบบที่ใหญ่ขึ้น ก็จะสามารถกระทำได้ง่าย



ออกแบบหน้าตาของผลลัพธ์ที่ต้องการ (Output Design)

เมื่อหาความต้องการเบื้องต้นได้แล้ว ก็มาเริ่มทำการออกแบบ Output ว่าต้องการจะให้แสดงข้อมูลอะไรบ้าง ทั้งในส่วนหน้าจอ (Screen) และส่วนที่จะต้องพิมพ์ออกมา (Paper) และสำหรับ “ระบบบันทึกประวัติการฝึกอบรม” นี้ ผมได้ออกแบบหน้าจอตัวอย่างไว้ 2 แบบ ดังรูปที่ 4 และรูปที่ 5


รูปที่ 4 แสดงรูปแบบรายงานประวัติการฝึกอบรมแยกเป็นรายพนักงาน



รูปที่ 5 รูปแบบรายงานประวัติการฝึกอบรมแยกเป็นรายหลักสูตร


การออกแบบหน้าจอผลลัพธ์นั้น ในขั้นแรกให้ออกแบบเฉพาะโครงสร้างรูปร่างก่อน ยังไม่ต้องคิดเรื่องการเขียนสูตร หรือการสร้างฐานข้อมูลใดๆ โดยพิจารณาจากความต้องการของตนหรือของผู้บังคับบัญชา ที่เคยขอดูรายงานต่างๆ ในอดีตที่ผ่านมา เพื่อให้ระบบใหม่นี้ รองรับกับความต้องการเหล่านั้นด้วย



รวบรวมแหล่งข้อมูลนำเข้า (Input Source)

เมื่อรวบรวมความต้องการเบื้องต้นได้แล้ว สิ่งที่ต้องคิดต่อไปก็คือ “ขณะนี้เรามีข้อมูลอะไรอยู่แล้วบ้าง?” วิธีง่ายๆ คือ ลองเปิดดูแฟ้มต่างๆ ในตู้เอกสาร ซึ่งอาจจะพบข้อมูลมากมาย เช่น ข้อมูลพนักงานจากใบสมัครงาน, แฟ้มประวัติการจัดอบรมแต่ละหลักสูตร, ใบประเมินผลการฝึกอบรม, ประวัติการประเมินผลงาน, ฯลฯ และแฟ้มข้อมูลอื่นๆ อีกมากมาย

“ที่จริงแล้ว เราก็มีข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบครบทุกอย่าง แต่ที่ผ่านมาไม่มีการจัดเก็บที่เป็นระบบ เวลาที่ต้องการสรุปข้อมูลย้อนหลัง จึงใช้เวลานานมาก และมีโอกาสผิดพลาดได้บ่อยๆ” ซึ่งเป็นสิ่งที่พบได้ทั่วไปในเกือบทุกองค์กร ที่ชอบเก็บข้อมูลไว้จนล้น แต่ไม่มีระบบการจัดการที่ดี

การเก็บข้อมูลเข้าแฟ้มแบบ Hard Copy จะสะดวกในตอนเก็บ แต่ไม่สะดวกในตอนที่จะเรียกใช้หรือค้นหา การทำรายงานสรุปข้อมูลใดๆ จึงใช้เวลานานในการรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ดังนั้น คนส่วนใหญ่จึง “อยาก” จะเปลี่ยนระบบการเก็บข้อมูลมาเป็นแบบ Soft Copy เพราะรู้ดีว่ามีประโยชน์มากเพียงใด แต่มักติดปัญหาอยู่ 2 เรื่องที่ทำให้ “ความอยาก” นั้น ไม่ประสบความสำเร็จซักที นั่นคือ 1.) "ขาดทักษะ" ในการใช้คอมพิวเตอร์ และ 2.) "ขี้เกียจ"



ในครั้งต่อไป เราจะมาลงรายละเอียด เจาะกันไปทีละเรื่อง โดยเฉพาะในเรื่องการเขียนสูตร เพื่อค้นหาหรือแสดงข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการ