การหาวันครบระยะทดลองงานของพนักงาน

บริษัทแห่งหนึ่ง มีนโยบายให้ฝ่ายบุคลากร ดำเนินการประเมินผลพนักงานใหม่แต่ละคน ที่ใกล้จะครบระยะทดลองงาน ในช่วงประมาณ 15 วันก่อนครบกำหนด แต่ในระยะเวลาใกล้เคียงกัน มีพนักงานเข้าใหม่เป็นจำนวนมาก


รูปที่ 1 ตารางเตือนสถานะการทดลองงานของพนักงานเข้าใหม่


เจ้าหน้าที่เกรงว่า จะตรวจสอบไม่ทั่วถ้วน จึงต้องการสร้างตารางเตือน ด้วย Excel ให้มีลักษณะข้อมูล และความสามารถในการแจ้งเตือน ดังรูปที่ 1 โดยมีเงื่อนไขหลักๆ ดังนี้

1. วันครบทดลองงานคือ วันเริ่มงาน + 119 รวมเป็น 120 วัน
2. ถ้าวันครบทดลองงานตรงกับวันปัจจุบัน ให้แสดงคำว่า "ครบวันนี้" ในช่องสถานะ
3. ถ้าวันปัจจุบันเลยวันครบทดลองงานมาแล้ว ไม่ต้องแสดงข้อความใดๆ ในช่องสถานะ
4. ถ้าวันปัจจุบันยังไม่ถึงวันครบทดลองงาน ให้แสดงจำนวนวันที่เหลือในช่องคำเตือน โดย
   • ถ้าเหลือเวลามากกว่า 15 วัน ในช่องสถานะ ให้แสดงคำว่า "ช่วงทดลองงาน"
   • ถ้าเหลือระยะเวลาไม่เกิน 15 วัน ในช่องสถานะ ให้แสดงคำว่า "ช่วงประเมินผล"

อ่านเงื่อนไขแล้วมึนหรือเปล่าครับ แค่รู้วันที่ครบทดลองงานก็นับว่าเก่งแล้ว นี่ยังมีการตรวจสอบระยะเวลาอีก ว่าช่วงไหนคือช่วงทดลองงาน ช่วงไหนคือช่วงประเมินผล ดังนั้นหน้าที่ของเราคือ การตีโจทย์ให้แตก แล้วคิดวิธีเขียนสูตร หรือเลือกใช้ฟังก์ชัน เพื่อให้ตารางนี้ มีความเก่งในตัวเอง และให้ผลลัพธ์ตามที่เราต้องการ

ขอให้คุณลองทำตารางข้อมูล ให้มีลักษณะเหมือนกับรูปที่ 2 เพื่อจะได้ลองทำไปพร้อมๆ กัน

รูปที่ 2 ตารางเตือนสถานะการทดลองงานของพนักงานเข้าใหม่


ก่อนอื่น ที่เซล F1 พิมพ์ =TODAY() เพื่อให้แสดงวันที่ปัจจุบัน
(อย่าลืมตั้งวันที่ในเครื่อง ให้ตรงกับวันปัจจุบันด้วยนะครับ)

จากความต้องการของโจทย์ วันครบทดลองงานคือ วันเริ่มงาน + 119 ดังนั้นในเซล G3 พิมพ์ =F3+119 เสร็จแล้วก็คัดลอกสูตรจาก G3 ลงมาที่ G4 ถึง G10

หมายเหตุ ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2541 หมวด 11 เรื่องค่าชดเชย กำหนดให้นายจ้างจ่ายค่าชดเชยให้แก่ลูกจ้างซึ่งเลิกจ้าง ดังมาตรา 118 (1) กล่าวว่า "ลูกจ้างซึ่งทำงานติดต่อกันครบหนึ่งร้อยยี่สิบวัน แต่ไม่ครบหนึ่งปี ให้จ่ายไม่น้อยกว่าค่าจ้างอัตราสุดท้ายสามสิบวัน..." ซึ่งในทางปฏิบัติเป็นที่รู้กันว่า ช่วงหนึ่งร้อยยี่สิบวันดังกล่าวเราเรียกกันว่า "ช่วงทดลองงาน" กรณีที่จ้างพนักงานสักคนเข้ามาทำงาน และผลการปฏิบัติงานเห็นว่า "ไม่ไหวจริงๆ" ไม่สามารถที่จะพิจารณาเพื่อบรรจุแต่งตั้งได้ ฝ่าย HR จะต้องดำเนินการแจ้งการเลิกจ้าง ก่อนถึงวันครบทดลองงาน เพราะถ้าปล่อยจนถึงวันครบทดลองงาน ก็จะต้องจ่ายค่าชดเชยตามที่กำหนดใน มาตรา 118 (1) ด้วย

เมื่อทราบแล้วว่าพนักงานใหม่แต่ละคน จะครบทดลองงานในวันที่เท่าไรกันบ้าง ก็มาดูในส่วนที่เป็นคำเตือน เราจะเขียนสูตรเพื่อแจ้งเตือนตามที่โจทย์ระบุ ผมเห็นว่าการเขียนสูตรในช่องนี้ค่อนข้างง่าย เพราะเงื่อนไขไม่วุ่นวายมากนัก โจทย์บอกว่า "ถ้าวันปัจจุบันยังไม่ถึงวันครบทดลองงาน ให้แสดงจำนวนวันที่เหลือในช่องคำเตือน" วันที่เหลือก็คือ อีกกี่วันจะครบทดลองงาน ดังนั้น จำนวนวันที่เหลือ (I3) คือ วันครบทดลองงาน (G3) – วันปัจจุบัน (F$1) นั่นเอง

แต่หากลองพิจารณาดูจะเห็นว่า ถ้าวันปัจจุบันยังไม่ถึงวันครบทดลองงาน เมื่อวันครบทดลองงาน – วันปัจจุบัน ก็จะได้เป็น "ค่าบวก"แต่ในทางกลับกัน ถ้าวันปัจจุบันเลยวันครบทดลองงานแล้ว ก็จะได้เป็น "ค่าลบ" คงจะดูตลกมากถ้าบอกว่า "เหลืออีก (–5) วันจะครบทดลองงาน"

เราจึงเพิ่มเงื่อนไขว่า ถ้าวันปัจจุบันยังไม่ถึงวันครบทดลองงาน ก็ให้เอาวันครบทดลองงาน – วันปัจจุบัน แล้วแจ้งเตือนว่าเหลืออีกกี่วัน แต่ถ้าวันปัจจุบันเท่ากับวันครบทดลองงานพอดี หรือเลยวันครบทดลองงานไปแล้ว ก็ไม่ต้องแจ้งเตือนใดๆ ดังนั้นในเซล I3 เราจึงเขียนสูตรใหม่โดยมีฟังก์ชัน IF เข้ามาตรวจสอบ และใช้เทคนิคการรวมข้อความมาช่วยดังนี้

=IF(F$1<$G3 , "เหลืออีก "&$G3-F$1&" วัน" , "")

เสร็จแล้วก็ทำการคัดลอกสูตรจาก I3 ไปยัง I4 ถึง I10 สังเกตว่า พนักงานคนที่ครบกำหนดทดลองงานในวันนี้ (11/07/2006) พอดี หรือพ้นระยะทดลองงานมาแล้ว จะไม่มีคำแจ้งเตือนใดๆ ในช่องคำเตือน แต่สำหรับคนที่ยังไม่ครบทดลองงาน ก็จะแสดง จำนวนวันที่เหลือให้ทราบ ดังรูปที่ 1

คราวนี้ลองมาดูในช่องสถานะกัน บ้าง ช่องนี้มีเงื่อนไขค่อนข้างมากกว่าช่องอื่นๆ ซึ่งอ่านจากโจทย์แล้วค่อนข้างจะสับสน ผมก็เลยเขียนออกมาเป็นแผนผัง เพื่อให้ดูง่ายขึ้น ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แผนผังแสดงแนวคิดในการแสดงข้อความในคอลัมน์ "สถานะ"


จากแผนผังจะเห็นว่า ในขั้นตอนแรกเราจะตรวจสอบดูก่อนว่า วันปัจจุบัน (F$1) เลยกำหนดครบทดลองงาน (G3) หรือยัง ซึ่งถ้าเกินวันแล้ว ก็ไม่ต้องแสดงข้อความใดๆ (หรือใครจะให้แสดงข้อความว่า "เกินวันแล้ว" ก็ไม่ว่ากันครับ)

ถ้าวันปัจจุบัน (F$1) ยังไม่เกินกำหนดครบทดลองงาน (G3) แต่ตรงกับวันครบทดลองงานพอดี (F$1=G3) ก็ให้แสดงคำว่า "ครบวันนี้"

ส่วนเงื่อนไขสุดท้ายคือ ถ้าวันปัจจุบัน (F$1) ยังไม่ถึงกำหนดทดลองงาน (น้อยกว่า G3) ก็ทำการตรวจสอบว่า ยังเหลืออีกกี่วัน (G3-F$1) ซึ่งถ้าเหลือมากกว่า 15 วัน ให้แสดงข้อความว่า "ช่วงทดลองงาน" มิฉะนั้นแล้วก็ให้แสดงข้อความว่า "ช่วงประเมินผล"

รวมแล้วมีด้วยกันทั้งสิ้น 3 เงื่อนไข ผมใช้ฟังก์ชัน IF ซ้อนกัน 3 ชั้น โดยพิมพ์สูตรที่ H3 ดังนี้

=IF(F$1>G3,"",IF(F$1=G3, "ครบวันนี้",
IF(G3-F$1>15, "ช่วงทดลองงาน", "ช่วงประเมินผล")))

เนื่องจากเราใช้ฟังก์ชัน IF ซ้อนกัน 3 ชั้น ดังนั้น ให้ระวังเรื่องของ เครื่องหมายวงเล็บเปิด วงเล็บปิด จุลภาค หรือเครื่องหมายคำพูด เพราะถ้าตกหล่นหลงลืมกันไปบ้าง จะทำให้สูตรมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ รวมถึงเครื่องหมายที่ใช้ ตรึงแถวตรึงคอลัมน์ด้วย ($) เพื่อความสะดวกในการคัดลอกสูตร นอกจากนี้ สูตรที่แสดงในตัวอย่างด้านบน จะต้องพิมพ์ให้อยู่ในบรรทัดเดียวกันด้วยนะครับ


การจัดรูปแบบเซล

มีคำถามว่า อยากให้พื้นเป็นสีแดง เมื่อสถานะ "ช่วงประเมินผล" และอยากให้ตัวหนังสือเป็นสีแดง ขึ้นเมื่อสถานะ "ครบแล้ว" เราต้องใช้สูตรยังไง

เราก็จะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) โดยปฏิบัติดังนี้1. เลือกช่วงเซล H3 ถึง I10
2. เข้าเมนู Format > Conditional formatting...
3. ในช่องกลาง เปลี่ยนจาก between เป็น equal to
4. ในช่องขวามือ พิมพ์ ="ครบแล้ว" แล้วคลิกที่ปุ่ม Format ด้านล่าง
5. ที่แท็ป Font เลือกสีตัวอักษรเป็นสีแดง แล้วคลิกปุ่ม OK
6. คลิกที่ปุ่ม Add >> (เพื่อเพิ่มเงื่อนไข)
7. ในช่องกลาง เปลี่ยนจาก between เป็น equal to
8. ในช่องขวามือ พิมพ์ ="ช่วงประเมินผล" แล้วคลิกที่ปุ่ม Format ด้านล่าง
9. ที่แท็ป Font เลือกสีตัวอักษรเป็นสีขาว
10. ที่แท็ป Patterns เลือกสีพื้นเป็นสีแดง แล้วคลิกปุ่ม OK
11. แล้วคลิกปุ่ม OK อีกครั้งหนึ่ง

ลองฝึกดูนะครับ