10 เทคนิคที่คุณอาจไม่เคยรู้เกี่ยวกับสูตรของ Excel

หลายๆ คนคงจะใช้โปรแกรม Microsoft Office Excel กันเป็นประจำอยู่แล้ว ทั้งในการทำงานหรือชีวิตประจำวัน แต่ถ้าเรารู้เทคนิคที่จะทำให้เราสามารถใช้ Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มันก็น่าจะเป็นเรื่องดีไม่น้อย ผมเลยมีเทคนิคเจ๋งๆ ในการทำงานกับสูตรของ Excel มาบอกเล่ากันหลังจากได้ศึกษามาซักพักนึงจาก คุณExcelIsFun ใน Youtube ครับ

ในตอนแรกผมคิดว่าจะแนะนำ "5 Combo สูตร Excel สุดเจ๋ง" แต่ก็คิดว่าบทความแรกเกี่ยวกับ Excel น่าจะเล่นเรื่องที่(เขียน)ง่ายกว่านั้นก่อน วันนี้เลยจะขอเริ่มด้วย "10 เทคนิคที่คุณอาจไม่เคยรู้เกี่ยวกับสูตรของ Excel" ซึ่งหลายๆ เทคนิคเป็นเรื่องของ ปุ่มลัด (Shortcut) ที่ทำให้เราทำงานได้เร็วขึ้นครับ

ป.ล. หลายๆ อันในนี้อาจต้องใช้ Excel 2007 นะครับ แต่ Excel 2003 ก็ลองดูได้ครับ

10 เทคนิคที่คุณอาจไม่เคยรู้เกี่ยวกับสูตรของ Excel (เรียงตามความบ่อยในการใช้)

1. กด TAB เพื่อใส่สูตรที่โปรแกรมแนะนำ : ขณะพิมพ์สูตร สามารถพิมพ์ไปนิดหน่อยจน Excel ขึ้นสูตรที่แนะนำให้ แล้วสามารถกด TAB เพื่อเลือกใช้สูตรนั้นได้เลย โดยไม่ต้องพิมพ์ให้จบ (แต่ก่อนผมโง่พิมพ์จนจบอยู่ตั้งนาน)

2. กด F4 เพื่อ fix cell reference : เวลาพิมพ์สูตรที่เป็นชื่อ cell อยู่ ถ้าอยากจะ Fix cell reference เพื่อให้ตัว Cell ที่สูตรอ้างไม่เปลี่ยนไปเวลา copy สูตรไปยังช่องอื่นๆ (เหมือนพิมพ์ $ ลงไปข้างหน้า) โดยสามารถกด F4 ได้เลย (กดได้ ไปเรื่อยๆ มันจะวน fix ให้ 3 แบบด้วยกัน คือ Fix ทั้งแถวทั้งหลัก, Fix แถวอย่างเดียว, Fix หลักอย่างเดียว)

3. กด F3 เพื่อเรียก Cell Name ที่ตั้งเอาไว้ : เวลาพิมพ์สูตรอยู่ ถ้าอยากจะใช้ function กับ cell ที่ได้ตั้งชื่อไว้แล้ว สามารถกด F3 เพื่อเลือกว่าจะใช้ Cell ที่ตั้งชื่อเอาไว้แล้วอันไหน มันจะแสดง list ขึ้นมาให้ดูทุกอันเลย แต่ต้องมีการตั้งชื่อไว้ก่อน ( การตั้งชื่อ Cell นั้น ให้เลือก cell หรือกลุ่ม cell ที่ต้องการ แล้วพิมพ์ชื่อไปในช่อง Name Box ที่อยู่ด้านซ้ายของช่องใส่สูตร )

4. กด F2 เพื่อแก้สูตร : เวลาพิมพ์สูตรเสร็จไปแล้ว ถ้าอยากกลับไปแก้สูตรอีกโดยไม่ใช่เมาส์คลิ๊กที่ช่องพิมพ์สูตร ให้เลือก Cell ที่ต้องการแล้ว กด F2 (ช่วยได้มากเวลาพิมพ์สูตรผิด แล้วอยากใช้ปุ่มลูกศรกลับไปแก้ไข ซึ่งต้องกด F2 ก่อน)

5. คุณสามารถเอา Mouse ลากย้าย Tool Tips ของสูตรได้ : เวลาพิมพ์สูตรในช่องแล้วมันขึ้นวิธีใช้สูตรขึ้นมาบัง cell ต่างๆ ของเราจนเกะกะ เราสามารถเอาเมาส์ลากย้ายมันไปวางที่ที่เราต้องการได้ครับ

6. กด Alt + ปุ่ม= เพื่อ Auto SUM : ถ้าเรามีเลขพิมพ์เรียงๆ กันอยู่จากบนลงล่าง เราเลือกช่องที่อยู่ล่างถัดมาหนึ่งช่องแล้วกดปุ่ม Alt+= เพื่อ Auto Sum ได้เลยครับ

7. กด Ctrl+Enter เพื่อใช้สูตรเดียวกันทีเดียวหลายๆ cell : ให้ลาก cell ทั้งหมดที่ต้องการใส่สูตร กด = เพื่อใส่สูตรตามปกติ แล้วกด Ctrl+Enter หลังจากใส่สูตรเสร็จ มันจะใช้สูตรนั้นเหมือนกันทุกช่อง โดยจะเปลี่ยน Cell reference ให้เองด้วย

8. การกำหนด cell ที่จะใช้งานต่อเวลาพิมพ์สูตรเสร็จ : กด Enter ไป cell ข้างล่าง, กด Ctrl+Enter อยู่ช่องเดิม, กด Tab ไปด้านขวา, กด Shift+Tab ไปด้านซ้าย, Shift+Enter ไปข้างบน

9. กด F9 เพื่อแปลงจากสูตรเป็นค่าที่แปลงผลแล้ว : หลังจากกด F2 เพื่อเข้าไปแก้ไขสูตร ลองกดปุ่ม F9 ดู สูตรที่ผูกติดกัย cell จะกลายเป็นค่าผลลัพท์เลย (สามารถเลือกเป็นบางส่วนของสูตรแล้วกด F9 ดูผลได้ด้วย)

10. กด Ctrl + Shift + Enter เพื่อใช้สูตรแบบ Array Formula (Advance มากขอบอก) : บางสูตรของ Excel นั้น เราไม่สามารถกด Enter เฉยๆ หลังจากใส่สูตรได้ เพราะว่าสูตรนั้นต้องการให้ Excel คำนวณโดยใช้ Array เช่น การใช้ Sum แบบเป็น range คูณกัน

เช่น =SUM(A1:A10*B1:B10) จะต้องกด Ctrl+Shift+Enter หลังจากใส่สูตรเสร็จแล้วเท่านั้น ไม่งั้นมันจะ error
โดยในช่องใส่สูตรจะขึ้นเครื่องหมาย { } ครอบสูตรให้เอง เป็น {=SUM(A1:A10*B1:B10)}

และเราจะใช้วิธีพิมพ์เข้าไปเองก็ไม่ได้ด้วย ผลลัพธ์ที่ได้ออกมาจะเป็นผลบวกของ A1*B1 + A2*B2 + A3*B3... A10*B10 ให้เราได้เลย (จริงๆอันนี้สามารถใช้สูตร SUMPRODUCT แทนได้ แต่เราสามารถ พลิกแพลง Array Formula ได้เยอะกว่ามาก )

ใครสนใจรายละเอียดเกี่ยวกับ Array Formula ไปดูได้ที่ Youtube Tutorial ของ ExcelIsFun ได้เลยครับ มีเป็น series เลย http://www.youtube.com/watch?v=vqfikSMx7mE

เอาล่ะ ครบ 10 Tips แล้ว ใครสงสัยตรงไหน หรือมีอะไรแนะนำก็ comment ไว้ได้เลยครับ