การแปลงไฟล์ Word หรือ Excel ให้เป็นไฟล์ PDF

เป็นที่น่าสังเกตว่า ในบอร์ดซอฟต์แวร์ของพันทิป มักจะมีคนตั้งคำถามบ่อยๆ เกี่ยวกับวิธีการแปลงไฟล์ Word, ไฟล์ Excel หรือไฟล์รูปภาพ ให้เป็นไฟล์ PDF ทั้งๆ ที่เห็นมีการตอบเกือบทุกวัน แต่ก็มีการถามเกือบทุกวันเช่นกัน ผมเองก็เคยเขียนบทความเรื่อง "เอกสาร PDF คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร" ลงไว้ในเว็บ e-HRIT.com (http://www.e-hrit.com/article_index.asp?id=040109) ซึ่งเป็นระยะเวลานานมาแล้ว จึงขอนำเนื้อหานั้นมาเรียบเรียงใหม่ไว้ใน blog แห่งนี้ด้วย


เอกสาร PDF คืออะไร

Portable Document Format (PDF) คือไฟล์ประเภทหนึ่ง ที่สร้างมาจากโปรแกรมประเภท PDF Creater สมัยก่อนเราจะรู้จักไฟล์ PDF ในชื่อของไฟล์ Acrobat เพราะถูกพัฒนาขึ้นจากทีมงานของ Adobe ด้วยโปรแกรมที่ชื่อ Adobe Acrobat

คุณสมบัติเบื้องต้นของไฟล์ PDF คือ เป็นไฟล์งานที่แก้ไขไม่ได้ และรูปแบบไม่ผิดเพี้ยนไปจากต้นฉบับเดิม จึงเหมาะที่จะใช้สำหรับ การทำเอกสารตัวอย่าง, ใบเสนอราคา, Manual, Sample Picture โดยเฉพาะในการทำ e-Document, e-Paper หรือ e-Book เนื่องจากไฟล์ที่ได้มีคุณภาพสูง ไม่ผิดเพี้ยนจากต้นฉบับ และผู้ใช้ก็ไม่สามารถแก้ไขรายละเอียดในไฟล์ PDF นั้นได้ นอกจากนี้ ยังรองรับการอ่านข้อมูลผ่านทาง web page ได้ด้วย


ทำไมต้องเป็นเอกสาร PDF

สำหรับ ผู้ที่เคยพิมพ์งานโดยใช้ MS Word ไม่ว่าจะรุ่นไหนก็ตาม ปัญหาหนึ่งที่พบบ่อยๆ คือ เมื่อนำไฟล์งานที่พิมพ์จากเครื่องหนึ่ง เอาไปเปิดในอีกเครื่องหนึ่ง รูปแบบที่แสดงผลทางหน้าจอ หรืองานที่พิมพ์ออกมา จะไม่เหมือนกับตอนที่เราพิมพ์ในเครื่องแรก โดยเฉพาะเรื่องของการจัดรูปแบบ และแบบตัวอักษรที่เราเลือกใช้ ซึ่งถ้าเครื่องที่เรานำไฟล์ไปเปิดนั้น ไม่มีฟอนต์สวยๆ อย่างที่เราออกแบบไว้ (ใช้ฟอนต์แบบพิเศษที่มีเฉพาะในเครื่องเราเท่านั้น) ไฟล์เอกสารนั้นก็อาจจะกลายเป็นตัวอักษรประหลาด หรืออาจจะอ่านไม่เป็นภาษาก็ได้ ทำให้เราต้องเสียเวลามาจัดแต่งใหม่อีกครั้งหนึ่ง ตัวอย่างเช่น


ภาพที่ 1

ไฟล์ประวัติส่วนตัวที่เห็นในภาพที่ 1 พิมพ์ด้วยโปรแกรม MS Word จากเครื่องคอมพิวเตอร์ Notebook เครื่องหนึ่ง ซึ่งได้ออกแบบและจัดหน้าเอกสารเป็นอย่างในรูปที่เห็นข้างบนนี้



ภาพที่ 2

สำหรับไฟล์ประวัติส่วนตัวที่เห็นในภาพที่ 2 เป็นไฟล์เดียวกันกับในภาพแรก แต่บันทึกใส่แผ่นดิสก์แล้วเอาไปเปิดอ่านในคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง ซึ่งจะเห็นว่า รูปแบบเอกสารและรูปแบบตัวอักษร รวมไปถึงการตัดคำ จะแตกต่างกันกับไฟล์ต้นฉบับ ทั้งนี้เกิดจากการตั้งค่ารูปแบบของโปรแกรม MS Word ในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องนั้นแตกต่างกัน ซึ่งต้องทำการแก้ไขใหม่ ดังนั้นหากมีการแก้ไขสาระสำคัญอื่นๆ ด้วย ก็ยิ่งจะทำให้ไฟล์เอกสารนั้น ไม่ตรงกับต้นฉบับ


เอกสาร PDF จึงเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมสูงสุด

เนื่องจากคุณสมบัติเบื้องต้นของเอกสาร PDF คือ แก้ไขไม่ได้ (แต่ในวันที่กำลังเขียนเรื่องนี้ เริ่มมีโปรแกรมที่สามารถแก้ไขเอกสาร PDF ออกมาบ้างแล้ว) และรักษารูปแบบของเอกสารต้นฉบับไว้อย่างเหนียวแน่น ดังนั้น เอกสารหลายชนิดที่ต้องการให้ผู้รับ เห็นรูปแบบที่ไม่ผิดเพี้ยนไปจากต้นฉบับ และแก้ไขเนื้อหาภายในไม่ได้ เช่น คู่มือ, เอกสารแนะนำสินค้าหรือบริการ, แบบฟอร์มต่างๆ ที่เอาไว้ให้ลูกค้าดาวน์โหลด, เอกสารที่ต้องส่งแฟกซ์ (ผ่าน Modem) ให้ลูกค้าบ่อยๆ (เช่น แผนที่บริษัท) ตลอดจนเอกสารอื่นๆ ที่จะแนบไปกับอีเมล์ เพื่อให้ผู้รับนำไปเปิดดูได้เท่านั้น ไม่อนุญาตให้แก้ไข เอกสารเหล่านี้จึงควรทำเป็นรูปแบบ PDF


วิธีการสร้างเอกสาร PDF

แต่เดิมนั้น รูปแบบไฟล์ PDF ได้รับการพัฒนาขึ้นโดย Adobe (ซึ่งมีชื่อเสียงในด้านโปรแกรมกราฟฟิค ที่รู้จักกันโดยทั่วไป เช่น PhotoShop) โดยเอกสารที่เรามีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ MS Word, MS Excel, PowerPoint หรือรูปแบบใดก็ตาม สามารถแปลงไฟล์นั้นๆ ให้เป็นรูปแบบ PDF โดยใช้โปรแกรม Adobe Acrobat Distiller

แต่ในปัจจุบัน มาตรฐาน PDF เป็นที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง จึงมีโปรแกรมที่ใช้สำหรับแปลงไฟล์เอกสารใดๆ ให้เป็นเอกสาร PDF เกิดขึ้นมากมาย เช่น 5D PDF Creater, Jaws PDF Creator, PrimoPDF เป็นต้น และส่วนใหญ่ก็สามารถหาดาวน์โหลดได้ทั่วไปจากอินเทอร์เน็ต มีทั้งที่เป็น Freeware และ Shareware ซึ่งเมื่อติดตั้งโปรแกรมเหล่านี้แล้ว จะมีรายชื่อเครื่องพิมพ์เพิ่มเข้ามา ซึ่งเป็นชื่อโปรแกรม PDF Creater ที่เราเลือกใช้นั่นเอง



ภาพที่ 3

ในการสร้างหรือแปลงไฟล์เอกสารจากโปรแกรมใดๆ ให้เป็นเอกสาร PDF นั้น ไม่มีขั้นตอนที่ยุ่งยากอะไรเลย เหมือนกับเราสั่งพิมพ์งานตามปกติ จากโปรแกรมที่เรากำลังทำงานอยู่นั้น พูดง่ายๆ ก็คือ ไฟล์อะไรที่พิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ได้ ก็แปลงเป็นเอกสาร PDF ได้ทั้งนั้น เพียงแค่เราเลือกชื่อเครื่องพิมพ์ ให้เป็นชื่อโปรแกรม PDF Creater เท่านั้นเอง คุณสามารถเลือกหน้า ที่จะพิมพ์ได้เช่นเดียวกับการพิมพ์งานปกติ เสร็จแล้วก็สั่งพิมพ์

เมื่อเราสั่งพิมพ์ จะมีกรอบขึ้นมาเพื่อให้เราตั้งชื่อไฟล์ เราสามารถตั้งชื่อไฟล์ใหม่ หรือจะใช้ชื่อเดียวกับเอกสารต้นฉบับก็ได้ ใน PDF Creater บางโปรแกรม หากไฟล์ต้นฉบับเป็นภาษาไทย อาจจะมีชื่อที่อ่านไม่เป็นภาษาแสดงขึ้นมาก่อน ก็ไม่ต้องตกใจครับ คุณสามารถพิมพ์ชื่อใหม่ที่ต้องการใส่ทับลงไปได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ แต่อย่าลืมใส่นามสกุล .pdf เข้าไปด้วยนะครับ(บางโปรแกรมอาจจะใส่นามสกุลให้อัตโนมัติ) จากนั้นก็เลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกไฟล์ เพียงเท่านี้ เราก็ได้เอกสาร PDF ตามที่ต้องการแล้ว


จะหาดาวน์โหลดโปรแกรม PDF Creater ได้จากที่ไหน

นอกจาก Adobe Acrobat (ซึ่งถ้าพูดกันแบบถูกต้องก็คือ เป็นโปรแกรมที่ต้องซื้อ) แล้ว ยังมีโปรแกรมอื่นอีกมากมาย ที่สามารถใช้แปลงไฟล์เอกสารใดๆ ให้เป็น PDF สำหรับแหล่งที่จะไปดาวน์โหลดโปรแกรมประเภท PDF Creater มาใช้งานได้ฟรีนั้น สามารถค้นหาด้วย Google ซึ่งก็จะพบโปรแกรมที่ใช้สร้างเอกสาร PDF เป็นจำนวนมาก ผมเองก็เคยทดลองใช้มาบ้างหลายตัวแล้ว จึงขอแนะนำโปรแกรมที่น่าใช้งานสัก 2-3 ตัว ดังนี้

Free PDF Creator - PrimoPDF
ตัวนี้ผมใช้อยู่ประจำครับ เล็กกระทัดรัดและใช้งานได้ดี ดาวน์โหลดได้ที่
http://www.download.com/3000-10743_4-10770043.html

CutePDF Writer 
ผมเคยใช้ตัวนี้มาตั้งแต่สมัย Win95 ซึ่งรุ่นที่ใช้อยู่ตอนนั้นไม่รองรับกับ WinXP ก็เลยเปลี่ยนไปใช้ PrimoPDF (แต่ตอนนี้เขาออกเวอร์ชันใหม่มาแล้ว) ก็ลองไปดาวน์โหลดมาใช้ได้ ที่
http://www.cutepdf.com/download/CuteWriter.exe

PDF995
ตัวนี้ก็ฟรีครับ แต่ผมยังไม่เคยทดลองใช้งาน ใครสนใจก็ไปดาวน์โหลดได้ที่
http://www.pdf995.com/download.html

PDF4Free - Freeware - Create PDF for free
เว็บนี้เพิ่งค้นพบใหม่ ยังไม่เคยดาวน์โหลดมาใช้งาน แต่ดูรวมๆ แล้วก็น่าสนใจดีครับ
http://www.pdfpdf.com/pdf4free.html

PDF Online
สำหรับตัวนี้มาแปลกกว่าคนอื่น คือจะทำงานแบบออนไลน์ หมายความว่าคุณสามารถส่งไฟล์ข้อมูลไปแปลงเป็น PDF บนเว็บได้เลย ส่วนผลลัพธ์ที่แปลงแล้ว เขาจะส่งกลับมาให้คุณทางอีเมล์ (ยังไม่ได้ทดลองว่าเอกสารภาษาไทยจะใช้ได้หรือไม่) ลองแวะเข้าไปเยี่ยมชมได้ที่
http://www.pdfonline.com/convert_pdf.asp



PDF Reader โปรแกรมสำหรับอ่านไฟล์ .pdf

เมื่อเราได้เอกสารที่เป็น PDF แล้ว เราจำเป็นต้องมีโปรแกรมที่ใช้อ่านไฟล์ PDF ด้วย ซึ่งโปรแกรมที่ได้รับความนิยมมานานก็คือAdobe Acrobat Reader (สามารถเข้าไปดาวน์โหลดได้ฟรี ที่ http://www.adobe.com/) จะทำหน้าที่อ่านไฟล์ข้อมูลในรูปแบบ .pdf ที่ถูกสร้างมาจากโปรแกรมประเภท PDF Creator ดังที่กล่าวมาแล้วในตอนต้น เมื่อเราเปิดเอกสาร pdf ขึ้นมาดู เราสามารถที่จะทำการย่อ-ขยาย หรือใช้เมาส์เลื่อนไปมาได้ โดยที่ภาพยังดูชัดเจน



ภาพที่ 4

โปรแกรมจากค่าย Adobe มีเอกลักษณ์อย่างหนึ่งที่ผมไม่ค่อยชอบ นั่นคือ กว่าจะเปิดโปรแกรมเสร็จจะใช้เวลานานมาก มันจะต้องแสดงรายชื่อผู้ร่วมทีมงานพัฒนาโปรแกรม กว่าจะโหลดเสร็จก็นานมาก อีกทั้งตัวโปรแกรมก็กินทรัพยากรเครื่องค่อนข้างเยอะ แต่ก็ยอมรับว่า โปรแกรมเขาดี มีความสามารถหลายอย่าง แต่ในขณะที่ผมต้องการใช้เพื่อ "อ่าน" เพียงอย่างเดียว ก็เลยรู้สึกว่าเป็นความสามารถที่ลูกค้า (เช่นผม) ไม่ต้องการ

สำหรับคนที่ชอบความรวดเร็วในการใช้งาน และไม่เปลืองทรัพยากรระบบนัก ก็ขอแนะนำโปรแกรมอีกตัวหนึ่ง ชื่อว่า FoxIT PDF Reader ผมชอบใช้ตัวนี้ครับ โปรแกรมจะเปิดเร็วกว่า Adobe Acrobat Reader แถมยังมีขนาดที่เล็กกว่าด้วย ประหยัดหน่วยความจำไปได้เยอะเลย ถ้าสนใจลองไปหาดาวน์โหลดได้ที่ http://www.foxitsoftware.com/downloads/

แต่ไม่ว่าเป็น Adobe Acrobat Reader หรือจะเป็น FoxIT PDF Reader หรือโปรแกรม PDF Reader อื่นๆ ตัวใดก็ตาม อย่างน้อยเราก็ควรที่จะมีติดเครื่องไว้บ้างนะครับ ถือเป็นโปรแกรมสามัญประจำเครื่องเลยก็ว่าได้ เพราะเอกสาร PDF ในปัจจุบัน ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย



ภาพที่ 5

วิธีง่ายๆ ที่เราจะตรวจสอบดูว่า ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา มีโปรแกรมประเภท PDF Reader ติดตั้งอยู่หรือไม่ ก็ให้สังเกตจากไอคอนของเอกสาร PDF ดังตัวอย่างในภาพที่ 5 ด้านบน หากมีไอคอนสีแดงแบบทางฝั่งซ้าย แสดงว่าเรามีโปรแกรม Adobe Acrobat Reader แต่ถ้าเป็นไอคอนรูปแบบทางขวา ก็แสดงว่ามีโปรแกรม FoxIT Reader ติดตั้งอยู่ ซึ่งถ้าเราดับเบิลคลิกที่ไฟล์เอกสาร PDF ใดๆ โปรแกรม PDF Reader ก็จะเปิดไฟล์นั้นขึ้นมาทันที


ทั้งโปรแกรม PDF Creater และโปรแกรม PDF Reader นับว่าเป็นอีกโปรแกรมหนึ่งที่น่าจะมีติดเครื่องไว้ เพราะในปัจจุบันนี้ มีเอกสารหลายอย่างที่อยู่ในรูปแบบ PDF โดยเฉพาะที่มีการให้ดาวน์โหลดทางอินเทอร์เน็ต ส่วนใหญ่นิยมทำไว้ในรูปของไฟล์ PDF แทบทั้งสิ้น 


คุณอาจจะพลาดการรับรู้ข่าวสารดีๆ เพียงเพราะว่า ไม่มีโปรแกรมสำหรับเปิดอ่านเอกสารนั้นๆ ก็เป็นได้